Mon modus operandi pour ne pas être dépassé(e) !
Chaque année c’est la même chose, au retour de vacances, on se promet qu’on ne sera plus JAMAIS dépassé par ses mails… Et puis chaque année, fin septembre, on s’aperçoit que sa boite déborde toujours…
Fatalité ? Sûrement pas !
Quelques astuces pour voir sa boite mail en rose ?
1/ Je bloque une heure pour trier mes courriels ?
Je bloque au minimum une heure pour m’occuper des e-mails reçus en mon absence. Une heure, rien que moi et mon ordinateur, en tête à écran et sans distractions. Une heure par jour pendant une semaine s’il le faut.
2/ Je décompose
Je crée des dossiers « à traiter dans la journée », « dans la semaine » ou « avant mon anniversaire », et je range les courriels selon leurs priorités. J’ajoute dans chacun d’entre eux des sous-dossiers par client.
3/ Je ne perds pas de temps !
Pas le temps de tout lire en profondeur : Je me contente de l’objet pour supprimer les spams sans les ouvrir. Je réserve le même traitement aux newsletters, à moins d’avoir (bravo !) déjà rattrapé mon retard. Je range dans un dossier ceux susceptibles de m’intéresser plus tard…
4/ Je planifie le tri de mes courriels
Sauf baguette magique ou insomnie profonde, vous ne pourrez pas traiter tous les e-mails sauvegardés en une seule fois. Le secret ? Repérez les creux dans votre emploi du temps. Vous avez une heure entre une réunion et votre prochaine session de sport au bureau ?
Prévoyez de vous occuper d’un sous-dossier client tiré du dossier le plus urgent. Traitez-les e-mails concernés puis passez au dossier suivant, et ainsi de suite jusqu’au 29 février. Ou pas.
5/ Je filtre mes e-mails…?
… pour prévenir la prochaine avalanche. Autrement dit, profitez de votre tri pour vous désinscrire des newsletters importunes ou marquer les e-mails indésirables comme spams : votre messagerie les filtrera automatiquement la prochaine fois. Et, tant qu’à faire, pourquoi ne pas paramétrer un classement automatique pour certains expéditeurs ? C’est possible avec la grande majorité des services de messagerie.
Une boîte e-mail bien organisée, c’est essentiel pour une productivité maximale !
Dès que vous devez vous absenter pour plusieurs jours, privilégiez un message d’absence automatique programmé indiquant que les emails reçus ne seront pas traités et invitant l’expéditeur à vous recontacter à votre retour.
Pour les urgences , proposez de joindre votre assistante, l’accueil ou un autre collègue.
Bon courage 😉
L’équipe de Tablet Academy France
